Сроки хранения документов: что изменится для бухгалтера

Сроки хранения документов: что изменится для бухгалтера

Опубликован новый перечень сроков хранения документов, которые образуются в процессе деятельности организаций. Приказ Росархива действует с 18 февраля. Прежний перечень, утвержденный Минкультуры, больше не применяется.

Новшеств, с которыми придется столкнуться бухгалтеру, довольно много. Они касаются бухгалтеров не только коммерческих организаций, но и организаций госсектора. Рассмотрим наиболее значительные изменения.

Договоры

Изменились сроки хранения договоров и соглашений:

договор дарения (пожертвования) имущества — "до ликвидации организации" вместо постоянного хранения;

договор лизинга — пять лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. По прежнему перечню хранить нужно было постоянно. Аналогичные изменения затронули все документы по лизингу (ст. 97 нового перечня);

документы по залогу недвижимости — 10 лет вместо постоянного хранения. Как и для лизинга, срок считают с момента истечения срока действия договора или выкупа имущества. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу;

договор мены недвижимости нужно хранить до ликвидации организации, а не пять лет. Кроме того, уточнен момент, с которого отсчитывается этот срок. Им теперь является не только истечение срока действия договора, но и прекращение обязательств по соглашению;

договор поручения — 15 или 10 лет в зависимости от вида имущества вместо пяти лет;

договор кредита или займа с условием о залоге имущества нужно хранить 10 лет. Требование касается и документов, подтверждающих предоставление средств и исполнение обязательств должником. Это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров.

Паспорта сделок теперь нужно хранить 15 лет, а не постоянно. Новшество не затронуло кредитные организации: для них остался прежний 15-летний срок хранения.

Дебиторская и кредиторская задолженность

Срок хранения документов о дебиторской и кредиторской задолженности остался прежним — пять лет. Однако теперь появилось уточнение, что он применяется при условии погашения долга.

Счета-фактуры

На год увеличили срок хранения счетов-фактур: с четырех лет до пяти.

Зарплата и доходы физлиц

Документы о получении зарплаты нужно хранить шесть лет, а не пять. Это касается только случаев, когда у работников есть лицевые счета.

Срок хранения реестров сведений о доходах физлиц резко сократили: вместо 75 лет их нужно будет хранить всего пять.

Для лицевых счетов работников срок хранения тоже скорректировали. Прежний срок 75 лет остался только для документов, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 года. Если оно закончено после 1 января 2003 года, хранить лицевой счет нужно 50 лет.

Первичные документы

Срок хранения первичных учетных документов остался прежним — пять лет. Однако теперь норма содержит уточнение: если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу.

Расчет и уплата налогов и взносов

Закреплена обязанность пять лет хранить справки:

об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов;

о состоянии расчетов с бюджетом.

Кроме того, теперь есть прямая норма для расчетов по страховым взносам. И годовые, и квартальные документы нужно хранить 50 или 75 лет в зависимости от того, когда закончено делопроизводство.

Ранее существовало две статьи. Одна из них предусматривала, что годовые расчетные ведомости по страховым взносам в ФСС нужно хранить постоянно, а квартальные — пять лет. По другой для деклараций и расчетов авансовых платежей по пенсионным взносам был закреплен пятилетний срок, если есть лицевые счета. Однако было неясно, какие именно документы имелись в виду в обеих нормах.

Для коммерческих компаний

Основные средства

Документы о переоценке основных фондов и амортизации нужно хранить не постоянно, а пять лет после выбытия основных средств или нематериальных активов. Этот же срок установлен для документов об их списании.

Те же пять лет после выбытия имущества нужно хранить акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т.е. при передаче с баланса на баланс. По прежнему документу их следовало хранить постоянно.

УСН

Если организация или индивидуальный предприниматель применяет УСН, книги учета доходов и расходов должны храниться всего пять лет, а не постоянно.

Для бюджетников

Передача имущества собственником

Документы о передаче имущества в оперативное управление или хозяйственное ведение нужно хранить до ликвидации организации. Прежний перечень определял только сроки хранения переписки о передаче имущества. Ее нужно было хранить 10 лет, если экспертная комиссия не продлевала этот срок.

Экспертно-аналитические мероприятия

Проверяемая организация должна 10 лет хранить отчеты и заключения экспертно-аналитических мероприятий Счетной палаты, региональных и местных контрольно-счетных органов. Такой статьи в прежнем перечне нет, но в нем установлена обязанность постоянно хранить документы по комплексным (тематическим) проверкам организации.

План ФХД

План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету. Сами сроки изменились:

пять лет — по месту утверждения;

постоянно — по месту разработки.

По прежнему перечню бюджетные сметы по месту утверждения и разработки нужно было хранить постоянно. Кроме того, не было отдельных положений для плана ФХД. На него распространялись общие требования к годовым планам организации — постоянное хранение.

Появились отдельные нормы для отчетов о выполнении планов ФХД: годовые нужно хранить постоянно, квартальные — пять лет, месячные — один год.

Гранты и субсидии

Отчеты о выполнении соглашений о предоставлении грантов и субсидий нужно хранить всего пять лет. По прежнему перечню отчеты о выполнении грантов следовало хранить постоянно.