Персональные данные: какие изменения учесть компаниям с 1 сентября

Изменения коснулись широкого круга вопросов. Среди них: когда нужно уведомить о намерении обрабатывать персональные данные; что включать в локальные акты и как их правильно размещать на сайте компании; что делать, если произошла утечка данных.

Сроки предоставления информации Роскомнадзору

Срок ответа ведомству сократили с 30 календарных до 10 рабочих дней. Он может быть увеличен в пределах 5 рабочих дней на основании мотивированного уведомления.

Уведомление об обработке персональных данных

1. Из Закона о персональных данных исключили большинство случаев, когда компаниям не нужно было уведомлять Роскомнадзор о намерении начать обрабатывать персональные данные.

Таким образом, следует проинформировать ведомство, если компания собирается обрабатывать, в частности, персональные данные (ссылки ведут на утратившие силу нормы о случаях, когда уведомление не требовалось):

• своих работников;
• клиентов (когда данные о них нужны исключительно для заключения и исполнения договоров);
• физлиц, которые разрешили их распространять;
• физлиц — только в части Ф.И.О.;
• физлиц — для однократного пропуска на территорию или в аналогичных целях.

Если для обработки персональных данных не используют средства автоматизации, уведомлять ведомство не нужно. Например, данные о посетителях организации записывают в бумажный журнал при выдаче им разовых пропусков.

2. Скорректировали требования к содержанию уведомления. Если данные будут обрабатывать в разных целях, то для каждой из них понадобится указать:

• категорию данных и их субъектов;
• правовое основание обработки;
• перечень действий с данными и способы их обработки.

Если у физлиц или юрлиц есть доступ к персональным данным в государственных (муниципальных) информационных системах или они обрабатывают данные из этих систем по договору, Ф.И.О. таких физлиц (наименование юрлиц) нужно привести в уведомлении.

3. В законе закрепили положение о том, что формы уведомлений должен установить Роскомнадзор (пока действует рекомендуемая форма, которую можно заполнить и подать через портал персональных данных).

Локальные акты по вопросам обработки персональных данных

В законе конкретизировали требование о том, что локальные акты должны содержать:

• категории и перечни обрабатываемых данных;
• категории субъектов данных;
• способы и сроки обработки, хранения данных;
• порядок их уничтожения.

Эти положения нужно установить для каждой цели обработки данных.

Если компания собирает персональные данные граждан через свой сайт, проверьте, где именно на сайте опубликован документ о политике обработки данных и сведения о реализуемых компанией требованиях к их защите.

Такая информация должна быть опубликована в том числе на страницах сайта, где непосредственно идет сбор персональных данных (например, на страницах с формами, которые заполняют пользователи).

Обязанности в случае компрометации персональных данных

У компании есть 24 часа с момента происшествия, чтобы сообщить в Роскомнадзор:

• об инциденте;
• его предполагаемой причине и вреде, причиненном субъектам данных;
• мерах по устранению последствий инцидента;
• представителе компании, который уполномочен взаимодействовать с Роскомнадзором по вопросам, связанным с происшествием.

У компании есть 72 часа с момента инцидента, чтобы провести внутреннее расследование и сообщить в Роскомнадзор о его результатах, а также о виновниках (при наличии).

На сайте Роскомнадзора доступны для заполнения и отправки электронные формы уведомлений.

Компания обязана взаимодействовать с госсистемой обнаружения компьютерных атак (ГосСОПКА), в том числе направлять сообщения об утечке данных. Механизм взаимодействия определит ФСБ.

Поручение обработки персональных данных другому лицу

В поручении нужно дополнительно отразить:

• перечень персональных данных;
• обязанность использовать для записи и хранения персональных данных базы данных на территории РФ;
• меры, которые должен предпринять исполнитель для выполнения требований Закона о персональных данных;
• обязанность по запросу предоставлять в течение срока действия поручения информацию о соблюдении условий обработки персональных данных;
• обязанность уведомить о случаях компрометации обрабатываемых данных.

Согласие на обработку персональных данных

В число требований к согласию включили то, что оно должно быть предметным и однозначным.

Если получение согласия обязательно, компания должна разъяснить физлицу последствия не только отказа в предоставлении данных, но и отказа дать согласие на их обработку.

Предоставление информации физлицам об обработке их данных

Перечень сведений дополнили информацией о том, какими способами компания выполняет обязанности, предусмотренные Законом о персональных данных.

По запросу гражданина или его представителя сведения нужно предоставить в течение 10 рабочих дней. Срок может быть увеличен в пределах 5 рабочих дней на основании мотивированного уведомления. Ответ дается в той же форме, в какой поступил запрос, если в запросе не указано иное.

Обязанности компании, которая получила данные не от самого физлица

В состав информации, которую по общему правилу организация обязана предоставить физлицу до начала обработки его данных, включили их перечень.

Прекращение обработки данных по требованию физлица

У компании есть 10 рабочих дней с момента получения требования физлица, чтобы прекратить обработку данных о нем или обеспечить прекращение обработки (если ее ведет другое лицо). Срок можно продлить в пределах 5 рабочих дней на основании мотивированного уведомления.

Особенности обработки данных потребителей

1. По общему правилу продавец не может отказать потребителю в заключении, исполнении, изменении или расторжении договора из-за отказа потребителя предоставить персональные данные.

Есть два исключения:

• данные нужны для исполнения договора;
• предоставить данные требует закон.

За нарушение запрета могут оштрафовать:

• должностных лиц на сумму от 5 тыс. до 10 тыс. руб.;
• юрлиц – от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

2. Если потребитель потребует объяснить, почему из-за непредставления персональных данных ему отказали в заключении, исполнении, изменении или расторжении договора, ответить нужно в течение 7 дней, при устном запросе — незамедлительно.

3. Нельзя отказывать в обслуживании физлицу, если оно не хочет предоставлять биометрические данные или соглашаться на обработку персональных данных, а закон не требует от компании получать такое согласие.

Требования к договору, для исполнения которого нужны персональные данные

Договор не может содержать положения:

• ограничивающие права и свободы физлица;
• устанавливающие случаи обработки данных несовершеннолетних (если иное не предусмотрено законом);
• позволяющие заключать договор при бездействии физлица.

Использование данных иностранными лицами

Положения Закона о персональных данных распространили на иностранные компании и физлиц, которые используют данные российских физлиц (например, по договору).

Если компания передала данные иностранной организации для обработки, ответственность перед физлицом несут обе организации.