Общий порядок проведения инвентаризации активов и обязательств

Документ предоставлен КонсультантПлюс

Общий порядок проведения инвентаризации активов и обязательств

1. Как издать приказ о проведении инвентаризации

Для этого оформите приказ (постановление, распоряжение) руководителя организации в произвольной форме либо используйте унифицированную форму N ИНВ-22.

В нем установите перечень проверяемых активов и обязательств, даты начала и окончания инвентаризации (п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации). Так, например, при смене материально ответственного лица инвентаризация назначается на день приемки-передачи дел исключительно в отношении имущества, находящегося на ответственном хранении у работника, сдающего имущество (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации).

Проведение инвентаризации может быть поручено постоянно действующей инвентаризационной комиссии или рабочей инвентаризационной комиссии (п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации). Если приказ о проведении инвентаризации вы оформляете по унифицированной форме N ИНВ-22, то назначить рабочую инвентаризационную комиссию можно этим же документом без оформления дополнительного распоряжения руководителя.

Если отсутствует хотя бы один член комиссии, инвентаризацию не проводите. Отсутствие члена инвентаризационной комиссии является основанием для признания ее результатов недействительными (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

2. Что надо сделать до начала инвентаризации

Если объектом инвентаризации являются материальные ценности или денежные средства, то до начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия должна получить от материально ответственных лиц (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации):

• не переданные в бухгалтерию приходные и расходные документы (отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств). Председатель комиссии визирует их с указанием "до инвентаризации на "__" __________ 20__ г.". Это является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным;
• расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество, фактическое наличие которого проверяется, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на ответственность материально ответственного лица, оприходованы, а выбывшие - списаны.

Подготовьте бланки инвентаризационных описей (актов) инвентаризируемых объектов как минимум в двух экземплярах (п. 2.5 Методических указаний по инвентаризации). Вы можете использовать самостоятельно разработанные формы или применять унифицированные (например, формы N N ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-4 и т.д.).

В зависимости от порядка, принятого в организации, подготовить бланки может бухгалтерия либо непосредственно инвентаризационная комиссия. При автоматизированной форме ведения бухгалтерского учета бланки описей (актов) могут быть предоставлены комиссии с заполненными графами, содержащими информацию об объектах проверки по данным бухгалтерского учета (п. 2.9 Методических указаний по инвентаризации, Указания по применению и заполнению форм).

Описи (акты) по имуществу составляйте по материально ответственным лицам и местам хранения. Указывайте в них объекты, подлежащие инвентаризации, следующим образом (п. п. 1.3, 2.9 Методических указаний по инвентаризации):

• наименования - по номенклатуре, принятой в учете;
• количество - в единицах измерения, принятых в учете.

3. В чем состоит процедура инвентаризации

В ходе инвентаризации проверяют наличие, состояние и оценку активов и обязательств организации (ч. 2 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете, п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). В частности, инвентаризационная комиссия определяет:

• фактическое наличие имущества (основных средств, запасов, наличных денежных средств и пр.) при обязательном участии материально ответственных лиц - путем натурального подсчета, взвешивания, обмера (п. п. 2.7, 2.8 Методических указаний по инвентаризации);
• наличие активов, не имеющих материально-вещественной формы (нематериальные активы, финансовые вложения и пр.), - путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы, с данными учета (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);
• правильность и обоснованность сумм дебиторской и кредиторской задолженности - путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. п. 3.44, 3.48 Методических указаний по инвентаризации).

4. Какими документами оформить результаты инвентаризации

Данные о фактическом наличии проверяемых объектов инвентаризационная комиссия заносит в описи (акты). В них же материально ответственные лица дают расписку о том, что проверка проведена в их присутствии (п. п. 2.5, 2.10 Методических указаний по инвентаризации).

Сличительную ведомость оформите по имуществу, при инвентаризации которого комиссия выявила отклонения от учетных данных (п. 4.1 Методических указаний по инвентаризации).

Можно использовать унифицированные формы сличительных ведомостей (формы N N ИНВ-18, ИНВ-19) или инвентаризационных описей (актов), объединяющих показатели описей (актов) и сличительных ведомостей (формы N N ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15, ИНВ-16), либо разработать необходимые формы самостоятельно.

По итогам инвентаризации проведите заседание инвентаризационной комиссии.

Оформите протокол заседания инвентаризационной комиссии. Утвержденной формы протокола нет, поэтому составьте его в произвольной форме. Помимо процедурных моментов (время проведения, состав присутствующих и т.д.) зафиксируйте в нем, в частности:

• предложения по зачету излишков и недостач в результате пересортицы - на основании подробного объяснения материально ответственного лица о причинах ее возникновения;
• исчерпывающие объяснения о причинах, по которым выявленные недостачи не отнесены на виновных лиц;
• сведения об имуществе, подлежащем списанию или уценке, с указанием причин порчи и виновных лиц;
• выводы, решения и предложения по результатам проведенной проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материальных ценностей;
• суммы оценочных резервов (по сомнительным долгам, под снижение стоимости запасов и т.д.) либо указание на то, что резерв не создается ввиду отсутствия признаков снижения стоимости актива (в протоколе по итогам годовой инвентаризации).

Протокол подписывается членами инвентаризационной комиссии - участниками заседания и передается на рассмотрение руководителю организации.

По итогам заседания обобщите результаты проведенной проверки в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией, например, по форме N ИНВ-26. В ведомости отразите все выявленные излишки и недостачи, а также укажите способ их урегулирования (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации). Ведомость вместе с протоколом заседания инвентаризационной комиссии передайте на рассмотрение руководителю для принятия окончательного решения.

Окончательное решение руководителя по итогам рассмотрения документов, предоставленных инвентаризационной комиссией, оформите приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации). Составьте его в произвольной форме с обязательным включением предписания о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией. После этого все документы по результатам инвентаризации передайте в бухгалтерию.

5. В каком периоде сделать бухгалтерские записи по результатам инвентаризации

Отразите результаты инвентаризации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете, п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации):

• зачтите пересортицу;
• спишите недостачи;
• учтите излишки;
• спишите морально устаревшее или испорченное имущество, непригодное к дальнейшему использованию;
• спишите задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Результаты годовой инвентаризации должны сформировать показатели годовой бухгалтерской отчетности.