Как вести налоговый учет по НДФЛ с 2024 г.

Как вести налоговый учет по НДФЛ с 2024 г.

1. Как разработать форму налогового регистра по учету НДФЛ

2. Как вести налоговые регистры по НДФЛ

3. Ответственность (штрафы) за отсутствие налогового учета (регистров) по НДФЛ

1. Как разработать форму налогового регистра по учету НДФЛ

Для ведения налогового учета по НДФЛ желательно разработать такую форму регистра, которая отвечала бы следующим условиям:

• отражала все сведения, необходимые для формирования отчетности по НДФЛ;
• учитывала особенности налогового агента и его работников (налоговый статус сотрудников, виды выплачиваемых им доходов и пр.);
• была наглядной и простой в заполнении.

Форма налогового регистра по НДФЛ не утверждена. Ее нужно разработать самостоятельно.

Количество применяемых организацией регистров налоговым законодательством не ограничено, поэтому можно предусмотреть любой из следующих вариантов:

• отдельную форму регистра на каждый вид выплачиваемых доходов;
• единую форму регистра, учитывающую все возможные виды доходов.

Форму регистра по НДФЛ рекомендуем утвердить в качестве приложения к учетной политике.

Сведения, которые необходимо отразить в налоговом регистре, включают данные (п. 1 ст. 230 НК РФ):

• о физлице-налогоплательщике (Ф.И.О., ИНН, реквизиты документа, удостоверяющего личность, статус налогового резидентства);
• о выплаченных физлицу доходах: вид и код дохода, сумма дохода, дата фактического получения дохода;
• о предоставленных вычетах: вид и код вычета, его сумма, а также сведения о расходах и суммах, уменьшающих налоговую базу по НДФЛ;
• об исчисленном и удержанном НДФЛ: сумма налога, дата его удержания.

Для учета доходов физлиц, у которых часто меняется налоговый статус (иностранцы либо граждане РФ, которые часто выезжают за границу), целесообразно выделить в регистре отдельную таблицу или поле с данными об их статусе по каждому месяцу налогового периода.

Дополнительно в регистре можно указать сведения:

• о налоговом агенте;
• о сумме дохода с прошлого места работы (для работников, принятых на работу не с начала года), чтобы правильно рассчитать стандартные вычеты;
• любую другую информацию, необходимую для исчисления НДФЛ.

Не отражаются в налоговом регистре доходы (ст. 217, п. п. 1, 2 ст. 227, пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 228 НК РФ):

1)    не облагаемые НДФЛ (за исключением доходов, освобождаемых от налогообложения в пределах норм);

2)    выплаченные физлицу за приобретенное у него имущество (имущественные права), так как в этом случае физлицо само исчисляет и уплачивает налог. Исключение - доходы по договорам купли-продажи (мены) ценных бумаг, если иное не предусмотрено п. 2 ст. 226.1 НК РФ (п. 1 ст. 226 НК РФ);

3)    выплаченные ИП (иному лицу, которое занимается частной практикой), так как в этом случае физлицо также само исчисляет и уплачивает налог;

4)    выплаченные плательщику НПД (п. 8 ст. 2 Закона о налоге на профдоход).

При этом доходы, которые облагаются НДФЛ частично, отражаются в регистре в полной сумме. Это нужно для того, чтобы отслеживать необлагаемый лимит и в случае его превышения включать часть дохода, которая вышла за пределы, в налоговую базу.

Сгруппировать сведения в регистре налогового учета по НДФЛ нужно так, чтобы на их основании можно было заполнить расчет 6-НДФЛ.

1.1. Как разработать налоговый регистр на основе формы 1-НДФЛ

При разработке регистра за основу можно взять утратившую силу форму карточки 1-НДФЛ, дополнив ее необходимыми реквизитами и убрав лишнюю информацию.

При разработке налогового регистра по НДФЛ на основе карточки 1-НДФЛ из нее можно удалить:

• разд. 6 "Общая сумма налога по итогам налогового периода";
• разд. 7 "Сведения о доходах, налогообложение которых осуществляется налоговыми органами", поскольку в отношении таких доходов организация налоговым агентом не является и налоговый учет по ним вести не должна. Это следует из п. 1 ст. 230 НК РФ;
• разд. 8 "Результаты перерасчета налога за предшествующие налоговые периоды";
• разд. 9 "Сведения о представлении справок".

В оставшиеся разделы формы 1-НДФЛ рекомендуется внести следующие основные изменения.

В разд. 1 приводятся сведения о налоговом агенте. В этом разделе реквизит "код ОКАТО" следует заменить на реквизит "код ОКТМО".

В разд. 2 указываются сведения о налогоплательщике. Рекомендуем частично изменить его структуру и дополнить таблицей, отражающей помесячные данные об изменении налогового статуса работника (если в организации имеются работники, у которых в течение года он меняется) (п. 1 ст. 230 НК РФ).

В регистр можно не включать сведения об адресе налогоплательщика, поскольку в Приложении N 1 к расчету 6-НДФЛ этих данных нет.

В разд. 3 рекомендуем отражать информацию только по доходам резидента РФ, которые облагаются по ставке 13% (15%), установленной п. 1 ст. 224 НК РФ, и соответствующим суммам налога. Его можно озаглавить, например, так: "Раздел 3. Совокупность налоговых баз налогового резидента РФ, в отношении которой применяются ставки, установленные п. 1 ст. 224 НК РФ, и сумма налога".

Также рекомендуем разбить разд. 3 на два подраздела: первый - доработанная таблица разд. 3 формы 1-НДФЛ, а второй - новая таблица, в которой отражаются суммы удержанного налога и суммы возвращенного налога в разбивке по периодам, которая нужна для заполнения разд. 1 расчета 6-НДФЛ.

В таблицу первого подраздела предлагаем внести следующие изменения (п. 1 ст. 230 НК РФ):

• дополнить строками для отражения дат фактического получения дохода в соответствии со ст. 223 НК РФ, имущественных вычетов и социальных вычетов;
• при необходимости ввести для наглядности две строки для стандартных вычетов: "Стандартные вычеты на детей" и "Иные стандартные вычеты", вместо одной строки "Стандартные налоговые вычеты";
• удалить коды стандартных вычетов, поскольку они изменились. Они будут проставляться при заполнении формы;
• ввести строки для отражения сумм фиксированного авансового платежа, если в организации работают иностранцы - налоговые резиденты, использующие патент (пп. 2 п. 1, п. 6 ст. 227.1 НК РФ);
• добавить строку для отражения основной налоговой базы (с начала года) по доходам резидента РФ, указанным в пп. 9 п. 2.1, п. 3 ст. 210 НК РФ;
• добавить строки для отражения налоговых баз, приведенных в п. 2.1 ст. 210 НК РФ (кроме основной налоговой базы и налоговой базы по доходам от долевого участия). Для каждой налоговой базы рекомендуем предусмотреть отдельную строку и разбить ее на подстроки для того, чтобы применительно к каждой сумме дохода указать дату ее получения по ст. 223 НК РФ. Также рекомендуем добавить строки для отражения налоговых вычетов (если они предоставляются);
• строку, в которой приводится налоговая база, озаглавить примерно так: "Совокупность налоговых баз (с начала года), в отношении которой применяется ставка налога 13% (15%), установленная п. 1 ст. 224 НК РФ". В ней нужно сделать разбивку для указания сумм в пределах 5 млн руб., свыше 5 млн руб. и общей величины совокупности налоговых баз;
• разбить строку "Налог удержанный" на две строки для отражения суммы налога, удержанной по ставке 13% с совокупности налоговых баз в пределах 5 млн руб., и суммы налога, удержанной по ставке 15% с совокупности налоговых баз, превышающей 5 млн руб.;
• скорректировать существующие, а также ввести новые поля для того, чтобы отразить сведения о праве на вычеты и подтверждающие документы после таблицы расчета налоговой базы (по примеру карточки 1-НДФЛ).

В таблице второго подраздела разд. 3 рекомендуем предусмотреть отдельные строки для отражения следующих данных:

• сумм налога, удержанного по ставке 13% с совокупности налоговых баз резидента РФ, не превышающей 5 млн руб., и дат удержания;
• сумм налога, удержанного по ставке 15% с совокупности налоговых баз резидента РФ, превышающей 5 млн руб., и дат удержания;
• возвращенных налогоплательщику сумм налога, удержанного по ставке 13% с совокупности налоговых баз резидента РФ, не превышающей 5 млн руб., и дат их возврата;
• возвращенных налогоплательщику сумм налога, удержанного по ставке 15% с совокупности налоговых баз резидента РФ, превышающей 5 млн руб., и дат их возврата.

Рекомендуем дополнить регистр новыми разд. 4 и 5 (которых нет в форме 1-НДФЛ) для отражения доходов (кроме доходов от долевого участия) лиц, не являющихся резидентами РФ, и сумм налога с этих доходов.

Раздел 4 можно озаглавить так: "Раздел 4. Совокупность налоговых баз налогового нерезидента РФ, в отношении которой применяется ставка 30%, предусмотренная абз. 1 п. 3 ст. 224 НК РФ, и сумма налога". В нем советуем сделать два подраздела.

В подразделе 4.1 "Расчет налоговой базы и суммы налога" рекомендуем сделать таблицу, сходную с таблицей из подраздела 3.1, и отразить в ней следующие показатели:

• доходы, приведенные в пп. 8 п. 2.2 ст. 210 НК РФ. Их следует разбить по видам (указав соответствующие коды) и по месяцам. Также рекомендуем дополнить строку с каждым видом дохода подстрокой для отражения даты получения дохода в соответствии со ст. 223 НК РФ;
• вычеты в размерах, предусмотренных ст. 217 НК РФ;
• общую сумму доходов за минусом этих вычетов;
• налоговую базу (с начала года) по доходам, указанным в пп. 8 п. 2.2 ст. 210 НК РФ;
• налоговую базу по доходам, которые отражены в иных пунктах, указанных в п. 2.2 ст. 210 НК РФ (кроме пп. 8), - отдельно по каждому такому подпункту;
• совокупность налоговых баз налогового нерезидента по доходам, облагаемым по ставке, указанной в абз. 1 п. 3 ст. 224 НК РФ;
• сумму налога (с начала года), исчисленную с совокупности налоговых баз по приведенной ставке;
• сумму налога, удержанного по указанной ставке;
• суммы дохода, с которого не удержан налог по ставке 30%, и суммы неудержанного налога;
• суммы излишне удержанного налога по ставке 30% и суммы возвращенного налога.

В подразделе 4.2 рекомендуем сделать таблицу для указания удержанных сумм налога в разбивке по срокам уплаты (аналогично таблице в подразделе 3.2).

Раздел 5 можно озаглавить так: "Раздел 5. Доходы налоговых нерезидентов РФ, облагаемые по ставкам, установленным п. 3.1 ст. 224 НК РФ, и сумма налога". В нем советуем сделать три подраздела.

В подразделе 5.1 рекомендуем привести таблицу, сходную с таблицей из подраздела 3.1, и отразить в ней следующие показатели:

• доходы, приведенные в абз. 3 - 7 и 10 п. 3 ст. 224 НК РФ. Их следует разбить по видам (указав соответствующие коды) и по месяцам. Также рекомендуем дополнить строку с каждым видом дохода подстрокой для отражения даты получения дохода в соответствии со ст. 223 НК РФ;
• вычеты в размерах, предусмотренных ст. 217 НК РФ;
• общую сумму доходов за минусом этих вычетов;
• налоговую базу (с начала года) по доходам, указанным в абз. 3 - 7 и 10 п. 3 ст. 224 НК РФ. Эту строку нужно разбить на три подстроки и указать в них налоговую базу в пределах 5 млн руб., свыше 5 млн руб. и общую сумму;
• сумму налога (с начала года), исчисленную с налоговой базы по ставке 13% (15%), предусмотренной п. 3.1 ст. 224 НК РФ. Эту строку рекомендуем разбить на три подстроки и указать в них налог, рассчитанный с налоговой базы в пределах 5 млн руб., налог с налоговой базы свыше 5 млн руб. и общую сумму налога;
• сумму фиксированного авансового платежа (пп. 2 п. 1, п. 6 ст. 227.1 НК РФ) - если в организации работают иностранцы (не являющиеся налоговыми резидентами РФ), которые используют патент;
• сумму налога, удержанного по ставке 13% с налоговой базы в пределах 5 млн руб.;
• сумму налога, удержанного по ставке 15% с налоговой базы, превышающей 5 млн руб.;
• сумму дохода, с которой не удержан налог по ставке 13% с налоговой базы в пределах 5 млн руб., и соответствующую сумму неудержанного налога;
• сумму дохода, с которой не удержан налог по ставке 15% с налоговой базы, превышающей 5 млн руб., и соответствующую сумму неудержанного налога;
• сумму налога, излишне удержанного по ставке 13% с налоговой базы в пределах 5 млн руб.;
• сумму налога, излишне удержанного по ставке 15% с налоговой базы, превышающей 5 млн руб.;
• сумму возвращенного налоговым агентом налога по ставке 13% с налоговой базы в пределах 5 млн руб.;
• сумму возвращенного налоговым агентом налога по ставке 15% с налоговой базы, превышающей 5 млн руб.

В подразделе 5.2 рекомендуем сделать таблицу для указания удержанных сумм налога и возвращенных сумм налога в разбивке по срокам уплаты (аналогично таблице в подразделе 3.2), а в подразделе 5.3 - привести сведения о фиксированном авансовом платеже по НДФЛ (реквизиты патента, номер и дату выдачи уведомления и др.).

Раздел, в котором указываются доходы от долевого участия в деятельности организации (дивиденды), становится разд. 6 (в результате добавления в регистр новых разд. 4 и 5 для отражения расчета налога с доходов нерезидентов). Рекомендуем внести в него следующие изменения:

• дополнить новыми строками: код дохода и дата фактического получения дохода в соответствии со ст. 223 НК РФ;
• ввести отдельные строки для налога, рассчитываемого по ставкам 13% и 15%.

При необходимости предусмотрите строку для отражения налога, рассчитываемого по ставке 5% с дивидендов по акциям (долям) МХК;

• разбить строку "Сумма налога удержанная" на несколько строк - для отдельного отражения сведений о суммах налога, удержанных с конкретной налоговой базы по соответствующей ставке;
• ввести строку для отражения суммы налога на прибыль организаций, подлежащей зачету в соответствии с п. 3.1 ст. 214 НК РФ;
• ввести строку для отражения суммы налога, исчисленной и уплаченной в иностранном государстве, на которую может быть уменьшен налог с доходов от долевого участия (п. 2 ст. 214 НК РФ);
• дополнить отдельным подразделом с разбивкой не по месяцам, а по срокам уплаты НДФЛ. В названии столбцов надо указать "с 1 по 22 января", "с 23 января по 31 января" и т.д. (п. 6 ст. 226 НК РФ). Кроме того, нужно ввести в подраздел строки для отражения сумм удержанного налога и сумм возвращенного налога по соответствующей ставке, а также для указания даты удержания (возврата).

Раздел "Доходы, облагаемые по ставке 35%" становится разд. 7 (в результате добавления в регистр новых разд. 4 и 5 для отражения расчета налога с доходов нерезидентов). Его целесообразно изменить следующим образом (п. 2 ст. 210, п. 2 ст. 224 НК РФ):

• удалить сведения о доходах в виде призов и выигрышей, если вы не выдаете физлицам выигрыши и призы в целях рекламы;
• дополнить новой строкой для отражения сведений о дате фактического получения дохода в соответствии со ст. 223 НК РФ;
• дополнить отдельным подразделом с разбивкой не по месяцам, а по срокам уплаты НДФЛ. В названии столбцов надо указать "с 1 по 22 января", "с 23 по 31 января" и т.д. (п. 6 ст. 226 НК РФ). Кроме того, в подраздел нужно добавить строки для отражения сумм удержанного налога и сумм возвращенного налога, а также для указания даты удержания (возврата).

Рекомендуем добавить в налоговый регистр новый разд. 8 "Доходы налогового резидента РФ, облагаемые по ставке 13%, предусмотренной п. 1.1 ст. 224 НК РФ, и сумма налога".

2. Как вести налоговые регистры по НДФЛ

Налоговый регистр надо вести отдельно по каждому физлицу, в отношении которого вы являетесь налоговым агентом по НДФЛ. В нем на основании аналитических регистров учета и первичных документов отражаются данные по налогоплательщику за весь календарный год (пп. 3 п. 3 ст. 24, ст. 216, п. 1 ст. 230 НК РФ).

Вести такой учет нужно в отношении доходов, выплаченных физлицам в том числе (п. п. 1, 2 ст. 226, п. 1 ст. 230 НК РФ):

• по трудовым договорам;
• гражданско-правовым договорам на выполнение работ, оказание услуг;
• авторским договорам;
• договорам купли-продажи (мены) ценных бумаг, если иное не предусмотрено п. 2 ст. 226.1 НК РФ.

Показатели в иностранной валюте отражаются в регистре в рублях по курсу Банка России (п. 5 ст. 210 НК РФ):

• на дату фактического получения - для показателей доходов;
• на дату фактического осуществления расходов - для показателей к вычету.

Суммы доходов и вычетов надо привести в регистре в рублях и копейках так же, как эти показатели отражаются в расчете по форме 6-НДФЛ.

Сумму НДФЛ указывают в полных рублях (суммы до 50 коп. отбрасываются, суммы в 50 коп. и более округляются до полного рубля) (п. 6 ст. 52 НК РФ).

Налоговым законодательством не установлена обязанность оформления регистров исключительно на бумажном носителе. Поэтому вести их можно как в бумажном, так и в электронном виде.

3. Ответственность (штрафы) за отсутствие налогового учета (регистров) по НДФЛ

Если налоговый агент не ведет налоговый учет по НДФЛ, инспекция может оштрафовать его за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения (ст. ст. 120, 216 НК РФ):

• на 10 000 руб. - если нет регистров за один календарный год;
• на 30 000 руб. - если нет регистров более чем за один календарный год.

Если из-за отсутствия налогового регистра была занижена налоговая база по НДФЛ, то штраф за нарушение правил учета составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ). За неуплату (неполную уплату) налога установлена отдельная ответственность (штраф составит 20% от неуплаченной суммы (ст. 123 НК РФ)).

Если не представить налоговые регистры по требованию инспекции, может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый не представленный в установленный срок документ (пп. 4 п. 3 ст. 24, п. 4 ст. 93, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Должностных лиц организации могут привлечь к административной ответственности и оштрафовать на сумму от 300 до 500 руб. (примечание к ст. 2.4, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).