Как учреждению заполнить и сдать в ПФР ежемесячный отчет по форме СЗВ-М

Как учреждению заполнить и сдать в ПФР ежемесячный отчет по форме СЗВ-М

Заполнить форму СЗВ-М несложно. Сведения вы подаете в ПФР по месту регистрации не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Если подаете сведения на 24 и менее застрахованных лица, отчет составьте по вашему выбору в письменной либо электронной форме. Если сведения представляете на 25 и более лиц, отчет вы должны подать только в электронной форме. Иначе вас могут оштрафовать.

1. Как подать СЗВ-М

Сведения по форме СЗВ-М необходимо представлять, если в отчетном месяце у вас с застрахованными лицами, за которых вы должны платить страховые взносы, были заключены, продолжали действовать или были прекращены (п. 1 ст. 8, п. 2.2 ст. 11 Закона о персонифицированном пенсионном учете):

• трудовые договоры;
• договоры гражданско-правового характера на выполнение работ, оказание услуг;
• другие виды договоров, перечисленные в п. 2.2 ст. 11 Закона о персонифицированном пенсионном учете.

Форму СЗВ-М нужно подать в отношении указанных лиц, даже если в отчетном месяце вы ничего им не платили. В п. 2.2 ст. 11 Закона о персонифицированном пенсионном учете нет условия о том, что сведения подаются, только если были выплаты в пользу застрахованных лиц.

Способ подачи формы СЗВ-М зависит от количества застрахованных лиц (п. 2 ст. 8, п. 2.2 ст. 11 Закона о персонифицированном пенсионном учете):

• сведения на 25 и более застрахованных лиц следует подавать только в форме электронного документа в порядке, установленном ПФР (п. 2 ст. 8, п. 2.2 ст. 11 Закона о персонифицированном пенсионном учете). За несоблюдение этого требования может быть наложен штраф. Порядок подачи сведений устанавливает ПФР (ст. 17 Закона о персонифицированном пенсионном учете).

Формат представления СЗВ-М в электронной форме утвержден Постановлением Правления ПФР от 07.12.2016 N 1077п (п. 4 Порядка заполнения формы СЗВ-М);

• сведения на 24 и менее застрахованных лица вы вправе подавать по своему усмотрению в письменной либо электронной форме.

Сведения по форме СЗВ-М следует подать в территориальный орган ПФР по месту регистрации (п. п. 1, 2.2 ст. 11 Закона о персонифицированном пенсионном учете).

Если вы также зарегистрированы в территориальном органе ПФР по месту нахождения обособленного подразделения, подайте в этот орган отдельную форму СЗВ-М по застрахованным лицам, которые работают в данном подразделении.

1.1. В какой срок ежемесячно подают отчет по форме СЗВ-М в ПФР

Сведения по форме СЗВ-М нужно подавать ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Закона о персонифицированном пенсионном учете).

Например, срок подачи СЗВ-М за январь - не позднее 15 февраля;

срок подачи СЗВ-М за март - не позднее 15 апреля;

срок подачи СЗВ-М за апрель - не позднее 15 мая.

Если 15-е число выпадет на выходной (нерабочий праздничный, нерабочий) день, сведения нужно представить не позднее первого рабочего дня, следующего за ним (Письмо ПФР от 28.12.2016 N 08-19/19045).

Например, срок подачи СЗВ-М за июль 2021 г. - не позднее 16 августа 2021 г.

Если вы не представите сведения в срок, вас оштрафуют (п. 2.2 ст. 11, ст. 17 Закона о персонифицированном пенсионном учете).

2. Как заполнить отчет по форме СЗВ-М

Порядок заполнения формы СЗВ-М приведен в Приложении 2 к Постановлению Правления ПФР от 15.04.2021 N 103п.

В СЗВ-М необходимо заполнить четыре раздела.

В разд. 1 "Реквизиты страхователя" укажите (п. п. 5 - 9 Порядка заполнения формы СЗВ-М):

• регистрационный номер в ПФР. Он указан в уведомлении из Пенсионного фонда, полученном при регистрации. Его можно узнать также в местном отделении ПФР, налоговой инспекции;
• наименование учреждения (полное или сокращенное);
• ИНН. Он приведен в свидетельстве о постановке на учет в налоговом органе;
• КПП. Учреждения указывают код из свидетельства о постановке на учет организации, обособленные подразделения - КПП по своему месту нахождения.

В разд. 2 "Отчетный период календарного года" отразите (п. п. 10 - 11 Порядка заполнения формы СЗВ-М):

• месяц, за который подаете отчет. Например, в отчете за июнь укажите "06", за июль - "07". Если вы неверно отразите месяц, проверяющие могут посчитать, что отчет сдан за тот месяц, который указан. В результате вам могут начислить штраф по ст. 17 Закона о персонифицированном пенсионном учете. Однако Верховный Суд РФ указал: нельзя наложить штраф, если лицо самостоятельно выявило такую ошибку в своевременно поданном отчете и исправило ее (Определение от 22.07.2019 N 305-ЭС19-2960 по делу N А40-22593/2018);
• год, за который подаете отчет. Например, если вы представляете отчет за один из отчетных периодов 2021 г., укажите "2021".

В разд. 3 "Тип формы (код)" укажите один из трех вариантов (п. 13 Порядка заполнения формы СЗВ-М):

• "Исходная" - если сведения представляете впервые;
• "Дополняющая" - если дополняете ранее поданные сведения (например, не включили в отчет сотрудника, которого приняли на работу в последний день месяца);
• "Отменяющая" - если отменяете ранее представленные неверные сведения.

В разд. 4 "Сведения о застрахованных лицах" укажите информацию о каждом застрахованном лице (п. п. 14 - 17, 19 Порядка заполнения формы СЗВ-М):

• фамилию, имя, отчество (при наличии) в именительном падеже;
• СНИЛС;
• ИНН (если у вас есть такие данные).

В графах, где отражаются фамилия, имя, отчество, СНИЛС, укажите информацию в соответствии с документом, подтверждающим регистрацию застрахованного лица в системе персонифицированного учета.

Отчет СЗВ-М, составленный на бумаге, должен быть подписан руководителем учреждения или доверенным лицом и заверен печатью (п. 3 Порядка заполнения формы СЗВ-М). В нем также должна быть указана дата заполнения. Электронный отчет нужно заверить усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 4 Порядка заполнения формы СЗВ-М).

Если вы представите неполные и (или) недостоверные сведения о Ф.И.О., СНИЛС и ИНН застрахованных лиц, вам грозит штраф (п. 2.2 ст. 11, ст. 17 Закона о персонифицированном пенсионном учете).

В то же время можно не указывать ИНН застрахованного лица, если у вас нет таких сведений (пп. 3 п. 2.2 ст. 11 Закона о персонифицированном пенсионном учете, п. 19 Порядка заполнения формы СЗВ-М). Однако, если ПФР выяснит, что в документах, ранее поданных в инспекцию, ИНН сотрудника был указан, вас могут оштрафовать.