Как организовать электронный кадровый документооборот в организации

Как организовать электронный кадровый документооборот в организации

Что понимается под электронным кадровым документооборотом

            В целом под электронным кадровым документооборотом (ЭКДО) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).

            ЭКДО касается документов, которые согласно трудовому законодательству и иным нормативным правовым актам, содержащим нормы трудового права, оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми работников (лиц, поступающих на работу) необходимо ознакомить в письменной форме (ч. 2 ст. 22.1 ТК РФ).

ЭКДО не распространяется (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):

• на трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников;
• акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказ (распоряжение) об увольнении;
• документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.

            Единые требования к составу и форматам электронных документов будут применяться с 01.03.2023 (ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ).

Правила осуществления ЭКДО в соответствии со ст. ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ вы вправе распространить на взаимодействие с дистанционными работниками (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Для ЭКДО потребуется информационная система (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ).

Как ввести электронный кадровый документооборот

Введение ЭКДО - право работодателя (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ).

Если решили использовать ЭКДО, примите локальный нормативный акт о введении электронного кадрового документооборота (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ).

Кроме того, потребуется (ч. 3, 4 ст. 22.2 ТК РФ):

• утвердить порядок осуществления ЭКДО;
• уведомить каждого работника о переходе на взаимодействие с вами посредством электронного документооборота и его праве дать согласие на такое взаимодействие.

            Учтите: для перехода работника на взаимодействие с вами посредством электронного документооборота нужно его письменное согласие, которое он может предоставить в любое время. Получать его не нужно, только если лицо принято (принимается) на работу после 31.12.2021 и у него на эту дату не было (нет) трудового стажа (ч. 5, 7 ст. 22.2 ТК РФ).

            Чтобы упорядочить процесс перехода на ЭКДО, рекомендуем назначить ответственного за этот переход.

            Уволить работника за отсутствие у него электронной подписи или отсутствие его согласия на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота нельзя (ч. 8 ст. 22.2 ТК РФ).

            Расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование несет работодатель (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ).

            Работник вправе использовать ранее самостоятельно полученную УКЭП (ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).

              Для  ознакомления с полной информацией по теме рекомендуем:

Готовое решение:

Как организовать электронный кадровый документооборот в организации (КонсультантПлюс, 2023)