6-НДФЛ за 2023 год: важные моменты для бухгалтера

6-НДФЛ за 2023 год: важные моменты для бухгалтера

            Не позднее 26 февраля 2024 года нужно сдать 6-НДФЛ за прошлый год. К нему приложите справки о доходах. Форму и порядок заполнения отчетности используйте прежние. Одно из полей раздела 2 справки ФНС разрешила не заполнять. Подробнее об этом и не только расскажем в обзоре.

 Кто и куда сдает 6-НДФЛ

 Годовой отчет должны подать все налоговые агенты.

            Если с января по декабрь начислений и выплат, с которых нужно платить налог, не было, вы не налоговый агент. Значит, и сдавать нулевой 6-НДФЛ за год не надо. Однако лучше уведомить инспекцию о том, что вы не будете направлять расчет, и указать причину. Иначе могут оштрафовать и заблокировать счета.

Отчет обычно направляют в свою налоговую по ТКС.

            Если у организации несколько обособленных подразделений, при отправке 6-НДФЛ можно выбрать, куда его подавать.

 Форма 6-НДФЛ

 Для заполнения отчета за 2023 год используйте прежний бланк.

            Учтите: отчет за I квартал 2024 года нужно сдавать уже по другой форме. Так, из-за новых сроков перечисления НДФЛ налоговая служба скорректировала новую форму 6-НДФЛ. Приказ с изменениями вступает в силу 9 апреля 2024 года. Мы уже писали об этом подробно. До корректировки расчета ФНС направляла рекомендованную форму. Об этом мы также рассказывали.

Срок сдачи 6-НДФЛ за 2023 год

            Направьте расчет не позднее 26 февраля 2024 года, с учетом выходного дня. За нарушение срока грозит штраф. Также могут заблокировать счета.

 Общие правила заполнения 6-НДФЛ

В отчете за 2023 год заполните:

• титульный лист;
• раздел 1;
• раздел 2;
• справку о доходах. Ее заполняют только при составлении расчета за год отдельно по каждому физлицу, которое получило от вас доходы.

В поле код отчетного периода в 6-НДФЛ укажите 34.

             По каждому ОКТМО нужно заполнить отдельный расчет 6-НДФЛ. Если у компании, к примеру, есть обособленное подразделение в другом городе, она должна отдельно заполнить расчет по головной организации и по подразделению.

По каждому КБК заполняют отдельно раздел 1, а раздел 2 — по каждым КБК и ставке налога.

 Как заполнить раздел 1 формы 6-НДФЛ за 2023 год

            В разделе 1 расчета включите НДФЛ, который вы должны перечислить за период с 23 сентября по 31 декабря, а также возвращенный в IV квартале налог.

В данном разделе отразите:

• в поле 020 — общий НДФЛ по всем физлицам, который нужно перечислить с октября по декабрь;
• в полях 021–024 — налог с разбивкой по первому, второму, третьему и четвертому срокам уплаты за IV квартал. Напомним, с 1 января 2024 года действуют новые сроки уплаты налога. При заполнении расчета за 2023 год руководствуйтесь прежними правилами. В поле 021, к примеру, нужно указать данные за промежуток с 23 сентября по 22 октября 2023 года со сроком уплаты 30 октября (с учетом выходных);
• в поле 030 — НДФЛ, который вы вернули физлицам с октября по декабрь. Разбейте его по датам, в поле 031 укажите дату возврата, а в поле 032 — возвращенную сумму.

Показатели полей 021–024 должны соответствовать данным поля 020, а значения всех полей 032 — данным поля 030.

            Учтите: если вы удержали налог, а срок его перечисления пришелся на другой отчетный период, то в раздел 1 расчета за год его включать не нужно. К примеру, вы выплатили 22 сентября аванс по зарплате, срок уплаты НДФЛ — 28 сентября 2023 года. Значит, налог нужно было отразить в отчетности за 9 месяцев, в разделе 1 расчета за год его показывать не надо.

 Как заполнить раздел 2 формы 6-НДФЛ за 2023 год

            В раздел 2 расчета включите доходы, вычеты, а также исчисленный и удержанный налог с 1 января по 31 декабря 2023 года нарастающим итогом. Приведем порядок заполнения некоторых строк расчета:

• в поле 100 укажите ставку, по которой исчислили налог. К примеру, 13 или 15;
• в поле 110 — доходы по всем физлицам, которые вы выплатили в 2023 году. Сюда входят зарплата, отпускные, больничные, матпомощь, выплаты физлицам по ГПД и др. Уменьшать их на налог и вычеты не нужно;
• в поле 112 — все доходы по трудовым договорам, в т.ч. зарплату, больничные, премии, компенсации за неиспользованные отпуска;
• в поле 130 — вычеты по НДФЛ с начала года, в т.ч. стандартные, имущественные и социальные. Если вычет больше зарплаты, в расчете его нужно указать в размере не больше дохода;
• в поле 140 — исчисленный НДФЛ по ставке из поля 100 за 2023 год. Срок уплаты налога значения не имеет;
• в поле 160 — НДФЛ, который удержали с начала года. Данный показатель может не совпадать с данными в поле 140, например, если были доходы в натуральной форме;
• в поле 170 — налог, который нельзя было удержать до конца 2023 года (к примеру, если был доход в натуральной форме и нет денежных выплат);
• в поле 180 — излишне удержанный НДФЛ, который не вернули до конца года;
• в поле 190 — налог, который вы вернули физлицам с начала года.

Доходы, которые полностью не облагаются НДФЛ, в расчет включать не надо.

            При отражении в расчете различных выплат часто возникают вопросы. Так, бывает неясно, как отразить зарплату, выплаченную с задержкой. Данную выплату отражают в общем порядке независимо от того, за какой период ее начислили. К примеру, если зарплату за 2022 год перечислили в декабре 2023 году, то ее нужно относить уже к доходам 2023 года и показывать в разделах 1 и 2 расчета за год, а также в справке о доходах за 2023 год.

 Как заполнить справку о доходах в 6-НДФЛ

Справку о доходах заполните на каждое физлицо, которое получило от вас доходы за 2023 год.

В ней заполните: общую часть, разделы 1–4 и приложение к справке.

В разделе 1 справки отразите сведения о физлице — получателе дохода.

            В разделе 2 нужно привести данные на основе сведений из раздела 3 и приложения к справке. Его заполняют отдельно по разным ставкам НДФЛ и КБК. Поле "Сумма налога перечисленная" раздела 2 ФНС разрешила не заполнять. Это связано с изменениями в п. 2 ст. 230 НК РФ. Подробнее мы уже писали об этом.

В разделе 3 укажите стандартные, социальные, имущественные вычеты, а также данные по уведомлениям из инспекций.

Раздел 4 заполните по доходу, с которого не удержали налог. Отметим, за 2023 год сведения о неудержанном налоге нужно подать не позднее 26 февраля так же, как и расчет.

            В приложении к справке отдельно по месяцам укажите начисленные и фактически полученные физлицом доходы вденежной, натуральной формах, в виде материальной выгоды, а также вычеты (к примеру, 501 — вычет из цены подарка). Его также заполняют отдельно по разным ставкам НДФЛ и КБК.

Учтите: вычеты из раздела 3 указывать в приложении к справке не нужно.

 Как отразить зарплату за декабрь в 6-НДФЛ за 2023 год

            Если заработную плату за декабрь 2023 года вы полностью выплатили заранее (в декабре), включите ее в расчет за год. Выплату отразите в разделах 1 и 2, а также в справке о доходах за 2023 год.

В разделе 1 включите налог, который удержали с зарплаты, в показатели поля 020.

            В зависимости от даты выплаты зарплаты налог отражают в поле 021, 022, 023 либо 024. В них нужно указать налог с разбивкой по срокам уплаты налога в IV квартале. Например, если вы перечислили декабрьскую зарплату 27 декабря, то налог включите в поле 024. Здесь указывают данные за промежуток с 23 по 31 декабря со сроком уплаты 29 декабря.

 В разделе 2 зарплату за декабрь и налог с нее включите в данные полей 110, 112, 115, 140, 142 и 160.

            Если декабрьскую зарплату перечислили в январе 2024 года, ее нужно отразить уже в 6-НДФЛ за I квартал 2024 года.

            Напомним, если зарплату за вторую половину декабря 2022 года вы перечислили в январе 2023 года, то она также должна войти в раздел 2 расчета 6-НДФЛ за 2023 год и в справку о доходах.

 Как проверить 6-НДФЛ и скорректировать ошибки

            Расчет за 2023 год рекомендуем проверить по контрольным соотношениям (КС). К примеру, можно сверить данные внутри 6-НДФЛ, а также проверить уплату налога. При проверке годового расчета используйте также КС 1.26.

            Если уже после сдачи расчета вы обнаружили ошибки или забыли указать данные, подайте уточненный 6-НДФЛ. Его нужно направить по той же форме, что и первоначальный.

            Если в справках о доходах ошибок нет, то уточненный расчет за год сдайте без справок. Сделать это лучше как можно раньше, пока ошибку не выявила инспекция. Так можно избежать штрафа.

            При корректировке ошибок в КПП или ОКТМО есть ряд особенностей. Так, нужно подать два расчета, с верными и ошибочными данными, и проставить в зависимости от этого номера корректировки.

 Как бюджетная организация заполняет и сдает форму 6-НДФЛ

            Бюджетные организации заполняют и подают 6-НДФЛ за 2023 год почти в том же порядке, что и коммерческие компании. Есть ряд особенностей.

            Бюджетные организации, к примеру, не платят дивиденды, поэтому в полях 141 и 155, где отражают данные о них, нужно указать "0".