Переименовали организацию – сообщите в СФР

Е.О. Калинченко, старший эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Участники организации могут решить сменить ее название. Изменения, конечно, надо зарегистрировать в ЕГРЮЛ. Но это не единственное, что придется сделать.

Смена наименования предполагает целый комплекс обязательных действий. Среди прочего - представление в СФР сведений о переименовании организации по форме ЕФС-1. Разберемся, когда подать отчет, как правильно его заполнить и в отношении кого представить.

Когда подать сведения о переименовании организации

Организация должна представлять в отношении каждого работника сведения о трудовой деятельности. К числу данных, подаваемых в СФР, относятся, в частности, сведения об изменении наименования страхователя с указанием реквизитов документов, подтверждающих такое изменение <1>.

В Законе N 27-ФЗ определены два срока представления сведений о трудовой деятельности <2>:

• не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа, надо сообщать о приеме на работу, об увольнении, а также о приостановлении и возобновлении действия трудового договора;
• не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ или подано заявление, надо сообщать о переводе работника на другую постоянную работу или о подаче им заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки либо об отказе от нее.

Таким образом, срок представления сведений о трудовой деятельности в случае изменения наименования страхователя в Законе N 27-ФЗ прямо не указан. Применим ли в этом случае срок, установленный для подачи сведений о переводе? Или же надо определять срок как при приеме на новое место работы?

Для представления сведений о трудовой деятельности, как вы помните, заполняют подраздел 1.1 формы ЕФС-1 <3>. Но в Порядке заполнения этого отчета вовсе не говорится о сроках его представления.

Мы решили уточнить в СФР, в какой срок надо представить сведения в случае переименования организации.

Сроки подачи подраздела 1.1 формы ЕФС-1 при переименовании организации

ЗАЙКОВА Наталья Николаевна. Заместитель начальника Департамента организации персонифицированного учета пенсионных прав застрахованных лиц СФР

- В сведения о трудовой деятельности включается информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, о переводах работника на другую постоянную работу <4>. Под местом работы понимается, в частности, наименование организации. То есть изменение наименования, по сути, можно рассматривать как перевод на другую постоянную работу. В связи с этим сведения о переименовании организации нужно представлять в тот же срок, что и сведения о переводе, - не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло изменение наименования организации.

Как заполнить подраздел 1.1 ЕФС-1 при переименовании организации

Обычно при заполнении подраздела 1.1 в связи с переименованием организации возникает два взаимосвязанных вопроса: что считать датой переименования, которую необходимо указать в графе 2, и какой документ указать в качестве основания в графах 8 - 10?

Дата переименования. Решение о переименовании принимают участники организации и оформляют его протоколом общего собрания (или решением участника, если он один).

Затем нужно внести изменения в устав. Если компания работает по типовому уставу, то менять его не требуется. Но в любом случае потребуется внести изменения в ЕГРЮЛ <5>. По общему правилу налоговая должна зарегистрировать изменения в течение 5 рабочих дней со дня подачи документов <6>. После регистрации организация получит, в частности, лист записи ЕГРЮЛ, подтверждающий, что в реестр внесены изменения <7>.

После этого руководитель организации обычно издает приказ о том, какие действия необходимо предпринять в связи с переименованием и кто ответственен за их выполнение. В частности, вносятся изменения в трудовые книжки работников, которые не отказались от их ведения. Оформляются дополнительные соглашения к трудовым договорам, но это, как разъяснил Роструд, необязательно <8>.

Как видим, процесс не одномоментный. Однако изменения, внесенные в устав общества, приобретают силу для третьих лиц с момента их государственной регистрации <9>. Поэтому датой переименования компании надо считать дату внесения изменений в ЕГРЮЛ.

Полагаем, это будет справедливо и для компаний, которые работают по типовому уставу.

Документ-основание. В Порядке заполнения СФР нет никакой конкретики:

в графах 8 - 10 указывают "реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования страхователя" <10>. То есть основанием может быть как распорядительный документ страхователя, так и иной документ, подтверждающий смену названия. Полагаем, что тут можно указать реквизиты протокола общего собрания участников, на котором было принято решение о переименовании (реквизиты решения единственного участника). Впрочем, это может быть и приказ руководителя.

Поскольку нигде не сказано, реквизиты какого именно документа должны быть указаны в графах 8 - 10, штраф за представление недостоверных данных из-за указания не того документа организации не грозит.

Надо сказать, что поскольку дата регистрации в ЕГРЮЛ нового названия позже даты решения участников и обычно раньше даты издания приказа, то у некоторых организаций возникает желание указать как документ-основание именно лист записи в ЕГРЮЛ. Однако срок подачи отчета определяется вовсе не датой документа-основания, а датой самого события - переименования организации. Поэтому ссылаться на лист записи в ЕГРЮЛ ради совпадения дат точно не имеет смысла.

Пример. Заполнение подраздела 1.1 ЕФС-1 при переименовании организации

Условие. Участники ООО "Ромашка" решили изменить наименование компании на ООО "Василек". Такое решение зафиксировано в протоколе общего собрания участников от 26.05.2023 N 3. В налоговую службу пакет документов для регистрации изменений был представлен 01.06.2023. Налоговая внесла изменения в ЕГРЮЛ 07.06.2023. А приказ по организации в связи с переименованием был издан 08.06.2023.

Решение. Дата переименования организации - 07.06.2023. Поэтому не позднее 25.07.2023 необходимо подать форму ЕФС-1 с подразделом 1.1 со сведениями о мероприятии "ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ" в отношении застрахованных лиц, работающих в организации. В качестве документа-основания организация решила указать протокол общего собрания участников. Подраздел 1.1 ЕФС-1 на каждого застрахованного был заполнен так.

Подраздел 1.1. Сведения о трудовой (иной) деятельности

В отношении кого подавать сведения о переименовании

В Законе N 27-ФЗ сведения об изменении наименования страхователя отнесены к числу сведений о трудовой деятельности <11>. То есть форму ЕФС-1 с подразделом 1.1 со сведениями о переименовании необходимо подать в отношении всех работников, с которыми заключены трудовые договоры на момент переименования.

А как быть с теми, кто работает по договорам ГПХ, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг)? В Законе N 27-ФЗ об этом прямо не сказано, однако там приведен неисчерпывающий перечень сведений, которые требуется подавать в отношении застрахованных, в том числе и лиц, заключивших договоры ГПХ <12>. При этом Порядок заполнения ЕФС-1 предусматривает, что сведения о переименовании надо подавать, "если за время работы зарегистрированного лица наименование страхователя изменяется". А к числу зарегистрированных относятся и лица, работающие по договорам ГПХ <13>. То есть можно сделать вывод, что форму ЕФС-1 с подразделом 1.1 со сведениями о переименовании надо представлять и в отношении тех физлиц, которые работают по договорам ГПХ. Это нам подтвердили в СФР.

Представление ЕФС-1 при переименовании организации на работающих по договорам ГПХ

ЗАЙКОВА Наталья Николаевна. Заместитель начальника Департамента организации персонифицированного учета пенсионных прав застрахованных лиц СФР

- Да, организации необходимо представить в СФР в отношении зарегистрированного лица, с которым заключен договор ГПХ, в случае изменения наименования страхователя сведения с кадровым мероприятием "ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ".

При этом в графе 6 "Код выполняемой функции" указывается один из кодов вида договора ГПХ.

Надо отметить, что заполнение графы 6 обязательно только в случае подачи сведений о следующих мероприятиях: "ПРИЕМ", "ПЕРЕВОД", "УВОЛЬНЕНИЕ", "ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ" и "ВОЗОБНОВЛЕНИЕ", "НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ", "ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ".

При этом в последних двух случаях необходимо указывать код вида договора ГПХ <14>. Для мероприятия "ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ" никаких требований по заполнению графы 6 нет. Если ваша программа позволяет, укажите в этой графе код вида договора ГПХ, сообщая о переименовании компании. Но если вы не заполните графу 6, полагаем, это не приведет к выявлению ошибки при форматно-логическом контроле.

* * *

Страхователь - индивидуальный предприниматель в случае смены фамилии также должен будет представить в СФР форму ЕФС-1 с подразделом 1.1 со сведениями о мероприятии "ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ" в отношении всех работающих у него застрахованных лиц.

--------------------------------

<1> подп. 1 п. 2.1 ст. 6, подп. 4 п. 2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ (далее - Закон N 27-ФЗ)

<2> п. 5 ст. 11 Закона N 27-ФЗ

<3> п. 1.4 Порядка, утв. Постановлением ПФР от 31.10.2022 N 245п (далее - Порядок заполнения ЕФС-1)

<4> ст. 66.1 ТК РФ

<5> п. 4 ст. 12, п. 2 ст. 33, ст. 39 Закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ; пп. 2, 4 ст. 52 ГК РФ; п. 1 ст. 18 Закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ (далее - Закон N 129-ФЗ)

<6> п. 1 ст. 8 Закона N 129-ФЗ

<7> п. 3 ст. 11 Закона N 129-ФЗ

<8> Письмо Роструда от 04.06.2020 N ПГ/28836-6-1

<9> п. 4 ст. 12 Закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ; п. 6 ст. 52 ГК РФ

<10> п. 4.14 Порядка заполнения ЕФС-1

<11> подп. 1 п. 2.1 ст. 6, подп. 4 п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ

<12> подп. 8 п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ

<13> п. 4.14 Порядка заполнения ЕФС-1

<14> п. 4.7 Порядка заполнения ЕФС-1; таблица 36 формата, утв. Постановлением ПФР от 31.10.2022 N 246п (проверки ВС.ЕФС-СЗВ-ТД.1.2, ВС.ЕФС-СЗВ-ТД.1.3)

Статья впервые опубликована в журнале "Главная книга" N 12, 2023