Какую подпись выбрать для электронных учетных регистров

Н.Н. Катаева, ведущий эксперт

В соответствии с законодательством данные из первичных документов необходимо своевременно регистрировать в бухгалтерских/налоговых учетных регистрах. На их основании формируется бухгалтерская и налоговая отчетность. Составлять учетные регистры можно как на бумаге, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Какой вид электронной подписи в этом случае использовать бухгалтеру? Об этом - далее.

Учетные регистры и требования к их оформлению

Регистром бухгалтерского/налогового учета является внутренний документ организации, в котором накапливаются данные об объектах учета, содержащиеся в первичке <1>. К учетным регистрам относятся, в частности, оборотно-сальдовая ведомость, журналы-ордера, главная книга и пр. Их формы надо разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике <2>. Если вы ведете учет в бухгалтерской программе, можно воспользоваться предложенными в ней формами регистров.

Учетные регистры должны содержать обязательные реквизиты, в частности <3>:

• наименование регистра;
• период/дату составления;
• наименование хозяйственной операции;
• измерители операции в натуральном/в денежном выражении;
• подпись и расшифровку подписи лица, ответственного за составление регистра.

При необходимости в регистры можно вносить дополнительные реквизиты. Важно, чтобы система учетных регистров, принятых в организации, обеспечивала полноту, системность, обоснованность и достоверность информации <4>.

Составлять учетные регистры можно как на бумаге, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ЭП) <5>.

При этом ни законодательство о бухучете, ни НК не содержат специальных указаний на вид ЭП для электронных учетных регистров.

Виды электронной подписи

Требования к документам бухучета, в том числе к видам электронных подписей, которыми нужно подписывать документы, должны быть установлены ФСБУ <6>. Однако такой ФСБУ еще не принят.

А значит, при оформлении регистров учета в электронном виде руководствоваться надо требованиями Закона об электронной подписи. Согласно им участники ЭДО могут использовать ЭП любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования не предусмотрено законодательством либо соглашением между участниками ЭДО <7>.

Это может быть, например, один из следующих видов ЭП <8>:

• или простая;
• или усиленная квалифицированная (УКЭП);
• или усиленная неквалифицированная (УНЭП).

Внимание. Для формирования и подписания электронных регистров при ведении бюджетного учета правила четко прописаны в п. 32 Стандарта бухучета для организаций государственного сектора (СГС) "Концептуальные основы" и в Приказе Минфина от 15.04.2021 N 61н.

Какую ЭП выбрать

Простая ЭП удостоверяет лицо, подписавшее документ, с помощью специальных кодов, логинов и паролей, учетных записей, электронных адресов или иных аналогичных средств <9>. Никаких дополнительных затрат на ее получение не требуется. Вместе с тем эта подпись является наименее защищенной.

Поскольку специальных требований к применению электронной подписи для подписания электронных учетных регистров нормативно-правовыми актами не установлено, то организация вправе вести корпоративный ЭДО и использовать для подписания внутренних документов, в том числе регистров бухгалтерского и налогового учета, простую ЭП.

Порядок ведения внутреннего ЭДО и правила использования простой ЭП организация должна установить в своих локальных нормативных актах, например в положении об ЭДО. В нем, в частности, надо указать перечень электронных документов (ЭД) и привести список ответственных сотрудников, которые должны их подписывать.

Также надо указать, что для подписания ЭД будет использоваться простая ЭП, и определить правила ее применения. Например, бухгалтер на конкретном участке учета подписывает электронный учетный регистр, войдя в систему ЭДО и нажав кнопку "Подписать".

А главный бухгалтер, ознакомившись с карточкой документа и согласившись с его содержанием, заверяет документ своей подписью.

Усиленная квалифицированная ЭП - это самый защищенный вид электронной подписи, которая формируется с использованием криптографического преобразования информации и позволяет обнаружить факт внесения изменений в данные после подписания.

Электронный документ, подписанный квалифицированной ЭП, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ, подписанный собственноручно <10>. Поэтому УКЭП - наиболее часто используемая на практике ЭП.

Руководитель организации может получить УКЭП только в удостоверяющем центре (УЦ) ФНС (https://www.nalog.gov.ru/ - Деятельность ФНС России - Удостоверяющий центр ФНС России), а также у его доверенных лиц, в том числе и дистанционно. Порядок получения сертификата УКЭП без личного посещения центра предусмотрен регламентирующими документами УЦ ФНС. С ними вы можете ознакомиться на портале ФНС (https://www.nalog.gov.ru/rn77/news/activities_fts/14443874/).

Другой сотрудник может получить УКЭП в аккредитованном УЦ.

Выбрать удобный центр можно из списка аккредитованных УЦ на сайте Минцифры (https://digital.gov.ru - Деятельность - Государственные услуги - Госуслуги Минцифры - Аккредитация удостоверяющих центров). А для подписания электронного регистра своей УКЭП сотруднику еще потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД).

Ее можно оформить на сайте ФНС (https://www.nalog.gov.ru/ - Все сервисы - Электронный документооборот - Создание и проверка доверенности в электронной форме).

Усиленная неквалифицированная ЭП не только идентифицирует подписанта, но и позволяет защитить документ от несанкционированного изменения, а также подтверждает, что с момента подписания документ не менялся. УНЭП содержит криптографические алгоритмы, но необязательно подтверждается сертификатом УЦ <11>.

Усиленную неквалифицированную ЭП получить сложнее, чем простую. Ее можно заказать в любых удостоверяющих центрах за плату, получить через оператора ЭДО или создать с помощью собственного IT-отдела (опытного программиста) бесплатно.

Справка. Многие учетные программы позволяют подписывать электронные регистры УКЭП и предлагают различные ее форматы, например CAdES-BES (самая простая), CAdES-T и CAdES-A (самая надежная). Они различаются по составу включаемых в подпись данных. Дата подписи простой CAdES-BES определяется по дате, которая установлена на компьютере. И ее можно оспорить.

CAdES-T - это ЭП, содержащая метку доверенного времени. Такая дата устраивает проверяющих, но потребуется соглашение с УЦ, который будет подтверждать временную отметку. CAdES-A позволяет подтвердить подлинность ЭП спустя годы, даже если УЦ уже не существует. Но эта ЭП ресурсоемкая и может потребовать дополнительных затрат на настройку и обслуживание.

УНЭП не так универсальна и защищена, как квалифицированная ЭП, которая предоставляет те же возможности проверки владельца ЭП и неизменности документа.

В отличие от сведений о квалифицированных сертификатах, сведения о неквалифицированных сертификатах при закрытии неаккредитованного удостоверяющего центра просто аннулируются <12>. В этом случае могут возникнуть проблемы с подтверждением подписи.

Неквалифицированную ЭП нельзя использовать, если законом, соглашением или ЛНА требуется подписывать электронный документ собственноручно, простой ЭП или УКЭП.

* * *

Какую электронную подпись использовать для подписания учетных электронных регистров (простую ЭП, усиленную неквалифицированную или усиленную квалифицированную) и в каком формате, организация должна решить сама <13>.

Но поскольку учетные регистры формируются в электронной форме не по установленным ФНС форматам, по запросу налоговой в ходе налоговой проверки их надо представить на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа электронной подписью. Также копии могут быть представлены в ИФНС в виде пакета сканированных документов, подписанного УКЭП <14>.

--------------------------------

<1> ст. 10 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (далее - Закон N 402-ФЗ); п. 10 ФСБУ 27/2021; статьи 313, 314 НК РФ

<2> п. 4 ПБУ 1/2008; ст. 314 НК РФ

<3> п. 4 ст. 10 Закона N 402-ФЗ; ст. 313 НК РФ

<4> п. 10 ФСБУ 27/2021

<5> п. 6 ст. 10 Закона N 402-ФЗ; ст. 314 НК РФ

<6> п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона N 402-ФЗ

<7> п. 1 ст. 4 Закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ (далее - Закон N 63-ФЗ)

<8> ст. 5 Закона N 63-ФЗ

<9> ч. 2 ст. 5 Закона N 63-ФЗ

<10> ч. 4 ст. 5, ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ

<11> ч. 3, 5 ст. 5 Закона N 63-ФЗ

<12> ч. 6 ст. 13 Закона N 63-ФЗ

<13> п. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ; Письма Минфина от 22.02.2019 N 07-01-09/11672; ФНС от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372

<14> п. 2 ст. 93 НК РФ; Письмо ФНС от 04.02.2025 N ЕА-2-26/1316@

Статья впервые опубликована в журнале "Главная книга" N 19, 2025