Как погасить долг по накопленным отпускам перед работником

И.В. Овчинникова, старший эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Организация должна предоставлять своим работникам оплачиваемый отпуск, а работники должны отдыхать.

Однако на практике встречаются ситуации, когда работники по каким-то причинам редко берут отпуска.

Как следствие, дни отдыха у них накапливаются. Что с этими днями делать работодателю и делать ли вообще что-то - в нашей статье.

Сгорают ли остатки отпусков, если работник их вовремя не использовал

Ответ на вопрос про сгорание дней отпуска напрямую зависит от того, про какой конкретно вид отпуска идет речь.

Если говорить об оплачиваемых отпусках, предоставлять которые работодатель обязан по закону, то дни такого отпуска не сгорают.

И неважно, за сколько лет они накопились. Это касается как основного ежегодного отпуска, так и дополнительных отпусков (например, за работу во вредных или опасных условиях труда или за работу на Крайнем Севере и в приравненных к нему местностях) <1>.

Если же дополнительный оплачиваемый отпуск установлен по инициативе работодателя локальным нормативным актом или коллективным договором, то такой отпуск может сгорать, если это прямо предусмотрено указанными документами. Поощрить работников дополнительными оплачиваемыми днями отдыха работодатель может, к примеру, за выслугу лет или по случаю свадьбы.

Сгорают и отпуска, которые работодатель не оплачивает из своего кармана. Касается это, к примеру, отпусков, оплачиваемых СФР за счет денежных средств федерального бюджета ("чернобыльских" отпусков) <2>.

Если отпуска не сгорают, то у тех работников, кто в отпуск ходит нечасто, количество неиспользованных дней отпуска накапливается. Это нехорошо, потому что, во-первых, чем больше отпусков накоплено у работника, тем большую сумму компенсации придется выплатить ему при увольнении. А во-вторых, в случае трудовой проверки инспекторы завалят вас вопросами, почему работники не реализуют в полной мере свое право на отдых <3>. В этой связи рекомендуем как можно скорее погасить задолженность по отпускам перед работниками. Вот как это сделать.

Как погасить отпускную задолженность перед работником в период его работы

Способов погашения отпускной задолженности всего два.

Способ 1. Работник начинает усиленно отдыхать <4>.

Поговорите с работником и обсудите удобные для обеих сторон варианты. Работник вправе использовать накопившийся отпуск сразу целиком или разделить его на части. К слову, о частях: не предлагайте работнику брать отпуска только на выходные дни. Это незаконно <5>. Но работник может отдыхать, к примеру, с пятницы по понедельник. Тогда отрыв от работы будет всего на 2 рабочих дня (при обычной пятидневке), а израсходуется 4 дня отпуска.

Неиспользованные дни отпуска могут быть <6>:

• включены в график отпусков на очередной календарный год. Трудовое законодательство не предусматривает предоставление отпусков в хронологической последовательности. А потому в графике отпусков вы можете предусмотреть, что работнику сначала предоставляется отпуск за прошлые рабочие периоды, а потом - за очередной год, или наоборот <7>.

Обращаем внимание, что включать излишек в график отпусков без согласия на то работника рискованно. Такой принудительный отпуск может стать основанием для спора с работником или трудинспекцией <8>. Подробнее об этом в ГК, 2023, N 14, с. 71.

О начале отпуска уведомьте работника минимум за 2 недели, оформите приказ и записку-расчет;

• предоставлены по соглашению с работником сверх графика. На отпуск вне графика потребуется заявление работника <9>. В нем содержится, в частности, просьба о предоставлении отпуска за прошлые периоды работы, указывается рабочий год, за который работник просит предоставить отпуск, его продолжительность и период предоставления.

Подать заявление работник должен заблаговременно, например не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. Иначе вы не успеете вовремя выплатить ему отпускные <10>. На основании заявления оформите приказ и записку-расчет.

В общем-то, порядок оформления отпусков за прошлые периоды работы такой же, как и за очередной. Да и расчет отпускных никаких особенностей не имеет. В любом случае расчетный период зависит от того, когда начнется отпуск работника. И неважно, за какой рабочий год он предоставлен.

Способ 2. Работник соглашается на замену некоторых дней отпуска денежной компенсацией.

Сразу скажем, что Трудовым кодексом запрещена выплата компенсации взамен:

• основного отпуска стандартной продолжительности (28 календарных дней) <11>. Такой запрет распространяется и на случаи, когда происходит накопление отпусков за несколько лет, каждый из которых не превышает 28 дней. То есть если работник накопил, к примеру, 56 календарных дней ежегодного основного оплачиваемого отпуска за 2 года, то ни один из этих дней не может быть заменен компенсацией (кроме случая увольнения);
• дополнительного "вредного" отпуска минимальной продолжительности (7 календарных дней) <12>;
• дополнительного отпуска за особый характер работы (полагается, к примеру, всем работникам, командированным в Чечню) <13>.

Все остальные накопившиеся отпуска могут быть монетизированы. То есть предложить деньги вместо отпуска вы можете (но не обязаны) тем работникам, кому положен <14>:

• удлиненный ежегодный отпуск (более 28 календарных дней). Заменить денежной компенсацией можно только часть отпуска, превышающую 28 дней. Например, у инвалидов отпуск 30 календарных дней, и 2 дня из них можно заменить компенсацией;
• дополнительный отпуск. Например, за ненормированный рабочий день или северный отпуск. Для замены дополнительного "вредного" отпуска свыше 7 календарных дней установлены особые условия:

в частности, возможность замены должна быть предусмотрена отраслевым соглашением и коллективным договором, а оформлена отдельным соглашением с сотрудником.

Однако касается это не всех работников. Нельзя ни при каких условиях заменять отпуска (как основные, так и дополнительные) беременной женщине и работникам в возрасте до 18 лет <15>.

Для выплаты компенсации возьмите у работника заявление и издайте приказ о замене части отпуска денежной компенсацией, указав в нем количество дней "на замену" и срок выплаты компенсации. Вот образец.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Заменить старшему менеджеру отдела продаж Приходько И.В. денежной компенсацией часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за ненормированный рабочий день, который полагается ему за период работы с 15.03.2023 по 14.03.2024, в количестве 3 дней.

2. Главному бухгалтеру Волжскому А.С. произвести расчет и выплату денежной компенсации в срок не позднее 20.03.2024 <1>.

Основание: заявление старшего менеджера отдела продаж Приходько И.В. от 15.03.2024.

Комментарий

<1> Срок выплаты денежной компенсации при предоставлении ее работнику, который находится в трудовых отношениях с работодателем, законодательно не установлен. Выплата производится в срок, согласованный работодателем и работником.

Компенсацию за неиспользованный отпуск считайте так же, как при увольнении.

Как погасить отпускную задолженность перед работником при увольнении

Если работник к моменту своего увольнения не отгулял положенное ему количество дней отпуска, то возможны два варианта развития событий <16>.

Вариант 1. Сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением при условии, что увольняют его не за виновные действия. Предоставление такого отпуска - право работодателя, а не обязанность. Если вы не против, сообщите работнику, сколько дней отпуска ему положено (количество заработанных дней отпуска определяется на дату начала отпуска), возьмите с него заявление на отпуск и издайте соответствующий приказ <17>.

Если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением согласно графику, то заявление на отпуск писать необязательно. Достаточно будет заявления на увольнение, однако в нем необходимо правильно указать дату увольнения - это должен быть последний день отпуска.

Рассчитайте отпускные и выплатите их за 3 дня до начала отпуска, а в последний рабочий день перед отпуском выплатите зарплату, выдайте трудовую книжку и остальные "увольнительные" документы.

Работнику, отказавшемуся от трудовой, выдайте СТД-Р.

Вариант 2. Сотрудник при увольнении получает денежную компенсацию за все неиспользованные ежегодные оплачиваемые отпуска. И не имеет значения, за какой срок работником не отгуляны отпуска: за ближайшие годы или за десятилетие.

Сумма компенсации определяется как произведение среднего дневного заработка и количества дней неиспользованного отпуска.

С деталями расчета вы можете ознакомиться здесь: ГК, 2022, N 7, с. 75.

Для быстрого расчета компенсации рекомендуем использовать калькулятор на сайте ГК: https://glavkniga.ru - Калькуляторы - Калькулятор компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.

* * *

Обращаем внимание, что за непогашенную задолженность по отпускам работодателя могут привлечь к административной ответственности.

В частности, трудовая инспекция может оштрафовать за непредоставление отпуска в течение 2 лет подряд <18>:

• руководителя фирмы, индивидуального предпринимателя или малые компании - на сумму от 1 000 до 5 000 руб.;
• остальные организации - на сумму от 30 000 до 50 000 руб.

За невыплату (неполную выплату) компенсации за неиспользованные дни отпуска при увольнении работника могут быть оштрафованы <19>:

• индивидуальные предприниматели, малые и микропредприятия - на 1 000 - 5 000 руб.;
• остальные организации - на 30 000 - 50 000 руб.;
• должностные лица организаций - на 10 000 - 20 000 руб.

--------------------------------

<1> ст. 116 ТК РФ

<2> Письмо Минтруда от 26.03.2014 N 13-7/В-234; Определение 8 КСОЮ от 26.01.2023 N 88-2368/2023, 2-9934/20; Решение Советского райсуда г. Красноярска от 08.09.2022 N 2-9934/2022

<3> ст. 127 ТК РФ

<4> ст. 125 ТК РФ

<5> Письмо Минтруда от 07.12.2018 N 14-2/ООГ-9754

<6> Письма Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0, от 08.06.2007 N 1921-6

<7> Письмо Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0

<8> Кассационное определение 5 КСОЮ от 27.07.2022 N 88А-6684/2022

<9> Письмо Роструда от 20.06.2022 N ПГ/16003-6-1

<10> ст. 136 ТК РФ; Письма Минтруда от 05.09.2018 N 14-1/ООГ-7157; Роструда от 14.05.2020 N ПГ/20884-6-1

<11> ст. 126 ТК РФ; https://онлайнинспекция.рф/questions/viewFaq/1101

<12> Письмо Минтруда от 27.06.2017 N 14-2/ООГ-5299

<13> Письмо Минтруда от 18.06.2020 N 15-1/ООГ-1710

<14> ч. 1, 2, 4 ст. 117, ст. 126 ТК РФ; Письма Роструда от 11.10.2023 N ПГ/21367-6-1; Минтруда от 18.06.2020 N 15-1/ООГ-1710

<15> ст. 126 ТК РФ

<16> ст. 127 ТК РФ

<17> Письмо Роструда от 30.04.2008 N 1025-6

<18> ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ; ч. 4 ст. 124 ТК РФ

<19> ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ

Статья впервые опубликована в журнале "Главная книга" N 10, 2024