Доходы и расходы на УСН: какие, когда и как учесть, чем подтвердить

 Н.Н. Катаева, ведущий эксперт

При формировании налогооблагаемой базы у упрощенцев возникают вопросы не только с оформлением и отражением расходов. Бывает, что затруднения вызывает и учет некоторых доходов. Когда обеспечительный платеж становится доходом арендодателя? Считается ли списанная по госконтракту неустойка доходом у исполнителя? Как учесть форменную одежду для сотрудников? Об этом и не только - далее.

Как учесть и обосновать расходы на текущий ремонт

Наша организация закупила материалы для текущего ремонта арендуемого помещения. Ремонт мы будем делать собственными силами. Можно ли учесть в расходах стоимость материалов и зарплату сотрудников, занятых ремонтом? Какие документы нужно оформить для подтверждения расходов на ремонт?

- Стоимость материалов для ремонта арендованного помещения можно учесть в расходах как затраты на ремонт арендованных основных средств <1>. А зарплату занятых ремонтом сотрудников - в составе расходов на оплату труда <2>.

Для подтверждения расходов надо подготовить следующие документы:

• приказ руководителя о необходимости проведения ремонта арендованного помещения собственными силами. В нем надо указать лиц, ответственных за выполнение ремонтных работ и учет материалов;
• дефектную ведомость. Ответственный сотрудник (или назначенная комиссия) должен провести осмотр помещения, оценить его состояние, выявить неисправности и составить дефектную ведомость. Ее можно сформировать в произвольной форме, указать неисправности и/или изношенные элементы, которые требуют замены/ремонта. Дефектная ведомость будет основой для составления сметы и поможет определиться с перечнем и объемом необходимых работ, с количеством материалов, с перечнем специалистов, которые нужны для выполнения ремонта (это могут быть штукатур, плотник, электрик и др.), а также со сроками проведения ремонтных работ. Дефектная ведомость - это важный документ для обоснования расходов на ремонт;
• смету на ремонт, в которой надо указать количество необходимых материалов для проведения работ, а также потребность в специалистах в человеко-часах.

Для подтверждения расходов потребуются и первичные документы:

• табели учета рабочего времени ремонтников и наряды на сдельную работу - для обоснования расходов на зарплату и страховые взносы;
• требования-накладные на передачу материалов со склада и материальные отчеты ответственных лиц об израсходованных материалах или акты на списание - для подтверждения материальных расходов.

По окончании ремонта нужно составить акт выполненных работ за подписью ответственных лиц, в котором надо указать, что работы завершены, а материалы использованы по назначению.

Считается ли списанная по госконтракту неустойка доходом у исполнителя

Мы - исполнитель по госконтракту. Заказчик предъявил нам претензию на общую сумму 100 тыс. руб., которая является неустойкой. Мы признали претензию в полной сумме, но в силу объективных обстоятельств выплатили только 50 тыс. руб. А оставшуюся же сумму в размере 50% мы списали (в качестве меры господдержки) по Постановлению Правительства РФ от 04.07.2018 N 783 как начисленную и невыплаченную. Считаются ли списанные суммы неустойки доходом при УСН?

- При УСН сумму прощенного долга надо включить во внереализационные доходы на дату уведомления, полученного от заказчика <3>. При этом признать в расходах выплаченную часть неустойки не получится. Такого вида расходов нет в закрытом перечне УСН-расходов <4>.

В какой сумме включать в расходы стоимость нотариальных услуг

ООО обращалось к нотариусу для заверения документов общества. Нотариус выдал справку, где указано, что им оказаны услуги правового и технического характера, их стоимость, а также общая сумма. Можно ли в этом случае учесть стоимость услуг нотариуса в расходах? И если можно, то в каком размере?

Нужны ли какие-то дополнительные документы?

- Нотариальные расходы при УСН с объектом "доходы минус расходы" можно учесть только в пределах нотариального тарифа <5>. Если в справке нотариуса тариф не выделен, размер разрешенных расходов вы можете определить самостоятельно. Ориентироваться надо на размеры госпошлины (нотариального тарифа), которые приведены в НК и в Основах законодательства о нотариате <6>.

С нотариальными тарифами можно ознакомиться на сайте Федеральной нотариальной палаты (https://notariat.ru/ru-ru/), а также на сайтах региональных нотариальных палат. Там расценки на услуги нотариуса размещаются в открытом доступе.

Во избежание претензий со стороны проверяющих можно попросить нотариуса составить справку или квитанцию с подробной расшифровкой услуг и тарифов.

Плату за правовые услуги (оформление договоров, заверение доверенностей, удостоверение сделок и пр.) можно включить в расходы в качестве юридических услуг <7>. Стоимость технических услуг, например за копирование документов, вы вправе учесть как материальные расходы <8>.

Если нотариальные услуги связаны непосредственно с приобретением запасов или основных средств, то их можно учесть в расходах на УСН в составе стоимости этих активов <9>.

А вот оплата сверх установленного тарифа дополнительных услуг (например, доплата за срочность) при расчете налога не учитывается.

Когда обеспечительный платеж становится доходом арендодателя

ИП на УСН с объектом "доходы минус расходы" собирается сдавать в аренду помещение и брать с арендатора обеспечительный платеж. По договору обеспечительный платеж может быть удержан предпринимателем в счет погашения долга по арендной плате, в счет возмещения причиненного арендатором ущерба или в счет возмещения расходов из-за досрочного расторжения договора. Когда обеспечительный платеж надо признать доходом ИП? Нужно ли дополнительно оформлять какие-нибудь документы?

- При получении обеспечительный платеж не признается в составе доходов для целей налогообложения, за исключением ситуации, когда по условиям договора он выполняет функцию аванса <10>. В вашей ситуации обеспечительный платеж авансом не является. Поэтому включать его в доходы на дату получения вы не должны.

Если в дальнейшем в соответствии с условиями договора обеспечительный платеж будет засчитан в счет выполнения обязательств по договору, то он должен быть учтен в составе доходов на момент такого зачета <11>.

Для проведения зачета оформлять дополнительно какие-либо документы не нужно.

Как учесть форменную одежду для сотрудников

Отраслевое министерство внутренним актом обязало нашу организацию обеспечить сотрудников форменной одеждой. Можно ли учесть в расходах затраты на ее приобретение? Какие документы для обоснования таких расходов нам могут потребоваться?

- Форменная одежда, в отличие от спецодежды, не предназначена для защиты работника от вредных или опасных факторов. Она лишь показывает принадлежность сотрудника к организации или даже к целой отрасли. Как правило, форменная одежда изготавливается в единой цветовой гамме и содержит логотип организации. Поэтому при выдаче форменной одежды нужно <12>:

• издать приказ, в котором прописать, сотрудникам каких должностей положена форма, а также ее виды, порядок и нормативный срок использования;
• закрепить положение о выдаче формы сотрудникам в трудовых/коллективном договорах;
• позаботиться о том, чтобы форма была выполнена в единой цветовой гамме, имела логотип организации, который должен быть нанесен на саму форму, а не содержаться на значке, галстуке или косынке.

В зависимости от того, на каких условиях вы обеспечиваете своих сотрудников форменной одеждой, затраты на ее приобретение можно учесть, например, как:

• или материальные расходы при передаче формы сотрудникам во временное пользование с возвратом. Расходы надо признать после покупки и оплаты одежды <13>;
• или расходы на оплату труда при передаче формы сотрудникам в собственность. Расходы признавайте на дату выдачи одежды сотрудникам <14>.

При передаче форменной одежды сотрудникам в собственность надо начислить страховые взносы и удержать НДФЛ со стоимости форменной одежды <15>.

Напомним, с 2025 г. при передаче форменной одежды сотрудникам в собственность упрощенцу в общем случае придется начислить еще и НДС (если доходы за 2024 г. у организации будут выше 60 млн руб.). Сделать это надо на дату подписания акта приема-передачи <16>.

Когда учесть в доходах задолженность перед ликвидировавшимся поставщиком

У ООО на УСН были договорные отношения с поставщиком. На конец прошлого года у нас числилась перед ним кредиторская задолженность. Недавно мы узнали, что поставщик был ликвидирован еще в прошлом году. А долг ему так и остался не выплачен. Должны ли мы включить сумму задолженности в доходы? На какую дату? Нужны ли подтверждающие списание долга документы?

- Сумму кредиторской задолженности надо признать в доходах на дату ликвидации кредитора <17>.

Для подтверждения списания долга вам потребуются следующие бумаги:

• документы с результатами инвентаризации кредиторской задолженности (это могут быть, например, акт по форме N ИНВ-17 и справка к нему или акты по самостоятельно разработанным формам);
• выписка из ЕГРЮЛ с записью о ликвидации контрагента.

Если вы не вовремя списали кредиторскую задолженность, не признали ее своевременно в доходах и занизили налог за прошлый год, вас могут оштрафовать <18>. Чтобы избежать ответственности, надо подать уточненную декларацию по УСН за прошлый год и пополнить ЕНС, если там недостаточно средств для покрытия задолженности по налогу и пеней <19>.

Как ИП учесть расходы на обслуживание своего авто, используемого в бизнесе

ИП на "доходно-расходной" упрощенке будет использовать собственный автомобиль для предпринимательской деятельности - развозить покупателям купленные через Интернет товары. Можно ли учесть в расходах затраты на обслуживание автомобиля (на ГСМ, техосмотр, запчасти)? Какие документы нужно оформить?

- Если предприниматель использует свой автомобиль для перевозки грузов, то он обязан составлять путевые листы <20>. Путевой лист нужен, чтобы подтвердить расходы, связанные с использованием автотранспорта в предпринимательских целях (в частности, это затраты на ГСМ). Форму путевого листа можно разработать самостоятельно, взяв за основу, например, унифицированную форму <21>.

Главное, чтобы в ней были все необходимые реквизиты и имелись все сведения <22>. О требованиях к оформлению путевого листа мы писали в ГК, 2023, N 4, с. 80.

При использовании автомобиля для личных целей и в предпринимательской деятельности лучше предусмотреть порядок распределения расходов, связанных с содержанием автомобиля (например, пропорционально пробегу). Оформить порядок можно в виде регламента. Такой документ, помимо прочих первичных документов (чеков ГСМ, путевых листов, накладных на запчасти, актов на выполненные работы по обслуживанию автомобиля и пр.), потребуется для подтверждения сумм расходов, которые будут отражены в КУДиР.

Затраты, связанные с обслуживанием автомобиля, учитываются в составе материальных расходов <23>.

В каком порядке включить в расходы купленную долю в недвижимости

Два ИП являются владельцами офисного здания, которое находится у них в долевой собственности. Здание сдается в аренду.

Один из ИП выходит из бизнеса и собирается продавать свою долю оставшемуся в бизнесе предпринимателю. Договоры аренды с арендаторами расторгаться не будут, то есть доля будет продана с обременением. Когда и в какой сумме можно учесть в расходах стоимость приобретенной доли в недвижимости?

- Долевой объект каждый из ИП учитывает в составе ОС соразмерно его доле в общей собственности. При покупке очередной доли в недвижимости ИП приобретает новый объект ОС. Учитывать в расходах стоимость приобретенной доли надо так же, как и стоимость расходов на покупку объекта ОС.

Затраты на приобретение объектов ОС в общем случае учитываются в расходах после того, как объект введен в эксплуатацию, а расходы оплачены, - в течение 1 календарного года равномерно равными долями на последнее число каждого квартала и на 31 декабря <24>.

Поскольку объект в эксплуатацию уже введен (аренда его не прерывалась), то начать списывать в расходы стоимость купленного объекта надо в периоде, когда он будет оплачен <25>.

Учитываются ли в расходах выплаченные собственнику дивиденды

ООО получило дивиденды от российской компании, учредителем которой оно является. И собирается выплатить дивиденды своему единственному учредителю - физическому лицу (резиденту РФ). Правильно ли мы понимаем, что ни в доходах, ни в расходах на УСН полученные и выплаченные дивиденды учитывать мы не должны? Какие налоги тогда мы должны с них заплатить?

- Если ваше ООО получило дивиденды от российской компании, то по общему правилу налоги с них уже удержаны и уплачены налоговым агентом - этой компанией. В учете на УСН полученные суммы ни в КУДиР, ни в налоговой декларации отражать не нужно <26>.

При выплате дивидендов физлицу ООО как налоговый агент должно начислить, удержать и заплатить НДФЛ <27>. Уплатить удержанный налог в бюджет надо путем перечисления денег в качестве ЕНП <28>.

Выплату дивидендов придется отразить в расчете 6-НДФЛ.

Выплаченные дивиденды в расходах на УСН не учитываются, так как их нет в закрытом перечне УСН-расходов <29>.

--------------------------------

<1> подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ

<2> подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ

<3> пп. 13, 14 Правил, утв. Постановлением Правительства от 04.07.2018 N 783; п. 18 ст. 250, п. 1 ст. 346.15 НК РФ; Письмо Минфина от 13.02.2024 N 03-11-06/2/12536

<4> п. 1 ст. 346.16 НК РФ

<5> подп. 14 п. 1 ст. 346.16 НК РФ

<6> статьи 333.24, 333.25 НК РФ; статьи 22, 22.1 Основ законодательства о нотариате, утв. ВС 11.02.1993 N 4462-1

<7> подп. 15 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письма Минфина от 17.01.2020 N 03-11-11/2043, от 30.09.2020 N 03-11-11/85366

<8> Письмо Минфина от 18.12.2019 N 03-11-11/99020

<9> п. 2 ст. 254, подп. 1, 5 п. 1, пп. 2, 3 ст. 346.16 НК РФ

<10> подп. 2 п. 1 ст. 251, подп. 1 п. 1.1 ст. 346.15 НК РФ; п. 10 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением глав 26.2 и 26.5 НК РФ, утв. Президиумом ВС 04.07.2018

<11> п. 1 ст. 381.1 ГК РФ; п. 1 ст. 346.15 НК РФ; Письмо Минфина от 27.03.2019 N 03-11-11/20650

<12> Письмо Минфина от 02.04.2009 N 03-03-06/1/207